Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Przepisy przewidują dwa sposoby ustalenia terminu urlopu, tj. w planie urlopów lub na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.
Zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Ponadto zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Jednocześnie, zgodnie z art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Podkreślenia wymaga, że urlop nie może być udzielony w okresie niezdolności do pracy z powodu choroby.
Na marginesie należy również wskazać, że kodeks nie reguluje wprost sytuacji pracowników zatrudnionych u dwóch pracodawców. Przyjmuje się jednak, że udzielenie pracownikowi urlopu u jednego pracodawcy jest istotną okolicznością przemawiającą za uwzględnieniem jego wniosku o udzielenie urlopu w tym samym okresie przez drugiego pracodawcę.
