Projekt nowelizacji Kodeksu pracy z dnia 18 maja 2021 r. zawiera nowy Rozdział IIc, który poświęcony będzie w całości pracy zdalnej. Wprowadzenie stanu epidemii przyczyniło się do rozpowszechnienia tej formy pracy. Pojawiło się jednak w związku z tym wiele wątpliwości. Dotyczą one m.in. uprawnienia pracownika do utrzymania zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Konieczność przewidzenia obowiązku zwrotu kosztów w dokumentach regulujących pracę zdalną
Projektowane zmiany przewidują, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
Warunkiem jednak jest konieczność uregulowania zwrotu takich kosztów w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową, poleceniu pracodawcy albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Wykorzystywanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy – ekwiwalent pieniężny
Pracodawca może w porozumieniu zawartym z pracownikiem wykonującym pracę zdalną określić zasady wykorzystywania przez tego pracownika materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi ma przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Miesięczny ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej ponoszonej przez pracownika
Projektowany art. 6723 § 4 k.p. stanowi, że obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Jak ustalić wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu za koszty ponoszone przez pracownika przy pracy zdalnej?
Projektowana regulacja proponuje, aby przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia dotyczące pozostałych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną, w tym w szczególności normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych.
Zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika przy pracy zdalnej a podatek dochodowy od osób fizycznych
Zgodnie z projektem dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
